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Bring Your Own Device! – Steuerliche Tücken?

Personalverrechnung

date icon 19. März 2013

Die Verwendung eigener Arbeitsmittel als Dienstnehmer

Der Trend „BYOD – Bring Your Own Device“ bedeutet übersetzt „Bring Dein eigenes Gerät mit“ und beschreibt die Möglichkeit, dass Mitarbeiter eines Unternehmens ihre eigenen Smartphones, Computer oder ähnliche Geräte zum Arbeiten im Büro oder von zu Hause aus verwenden können.

Das Thema BYOD gilt im Moment als hochaktuell und wird langfristig sogar als unvermeidbar und unumgänglich angesehen, wie die „Social Impact Studie 2012“ veröffentlichte. Laut dieser Studie, die von der GfK und A1 durchgeführt wurde, bricht die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr auf. So wurde festgestellt, dass jeder zweite berufstätige Österreicher die Möglichkeit hat, seine privaten Geräte auch im Berufsleben einzusetzen.

Die veränderte flexible Einsatzweise privater Geräte bringt aber auch abgabenrechtliche Fragen mit sich. Folgende Konstellationen können sich ua. ergeben:

Fall 1: Dienstgeber stellt einen Systemzugang zur Verfügung

Wird vom Dienstgeber ein Softwarezugang zur Verfügung gestellt, der es dem Dienstnehmer ermöglicht, sich mit seinem eigenen Computer zB von zu Hause aus im Firmensystem einzuloggen, ergeben sich für den Dienstgeber aus abgabenrechtlicher Sicht keine Konsequenzen. Die Ausgaben für die Einrichtung der Zugänge stellen für den Dienstgeber aktivierungspflichte Wirtschaftsgüter oder sofortige Betriebsausgaben dar. Auch für den Dienstnehmer ergeben sich keine lohnsteuerrechtlichen Fragen.

Fall 2: Systemzugang verursacht Internetzugangskosten

Um von zu Hause aus in das Firmennetzwerk einsteigen zu können, ist ein Internetzugang nötig. Werden die Kosten dafür vom Dienstnehmer getragen, hat eine Aufteilung in berufliche und private Aufwendungen zu erfolgen. Der beruflich veranlasste Teil kann in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Für den Dienstgeber ergeben sich daher keine Konsequenzen.
Werden die Kosten aber vom Dienstgeber übernommen, stellt sich die Frage, ob der Dienstnehmer daraus einen privaten Vorteil erzielt, welcher als sog. Sachbezug zu versteuern wäre. Die Finanz steht hier auf dem Standpunkt, dass dies für den Dienstnehmer bei untergeordneter privater Nutzung keinen steuerpflichtigen Sachbezug darstellt. Allerdings ist darauf zu achten, dass es nicht zu einer pauschalen Übernahme der Kosten kommt. Rechnung und Vertrag sollten daher auf den Dienstgeber lauten und sind somit betrieblicher Aufwand. Pauschal vereinbarte Kostenersätze ohne belegmäßigen Nachweis lösen hingegen Lohnsteuerpflicht aus.

Fall 3: Anschaffung der Hardware

Erfolgt die Anschaffung der Geräte durch den Dienstgeber und dürfen diese vom Dienstnehmer auch für private Zwecke mitbenutzt werden, entsteht bei untergeordneter privater Nutzung keine Steuerpflicht. Beim Dienstgeber ist die Anschaffung gegebenenfalls zu aktivieren bzw. als sofortige Betriebsausgabe zu verbuchen.
Schenkt der Dienstgeber das Gerät dem Dienstnehmer, so liegt ein umsatzsteuerpflichtiger Eigenverbrauch vor. Für den Dienstnehmer stellt der erhaltene Vorteil einen Sachbezug dar, welcher der Lohnsteuer zu unterwerfen ist.
Wird die Hardware vom Dienstnehmer selbst angeschafft, so sind die Ausgaben als Werbungskosten abziehbar. Sollte der Anteil die Anschaffungskosten von EUR 400,00 überschreiten, sind die Werbungskosten im Wege der AfA anzusetzen.

Fazit

Die Verwendung von privaten Gegenständen für berufliche Zwecke kann (anteilig) steuermindernd geltend gemacht werden. Zu beachten ist aber auch, dass Vorteile, die der Dienstgeber dem Dienstnehmer zuwendet, steuerpflichtig sind.

 

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