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Elektronische Rechnungen an Bund – ab 1.1.2014 verpflichtend

Allgemeines

date icon 12. Dezember 2013

Ab 1.1.2014 sind alle Vertragspartner von Bundesdienststellen zur Ausstellung und Übermittlung von strukturierten elektronischen Rechnungen (e-Rechnungen) verpflichtet.

Die Rechnungen an Bundesdienststellen müssen dann in einem strukturierten Format („ebInterface“ oder PEPPOL) entweder über das USP (Unternehmensserviceportal) oder über die PEPPOL-Transport-Infrastruktur (Pan European Public ProcurementOnLine) elektronisch eingebracht werden.

Um den Service des USP zu nutzen, hat eine Registrierung zu erfolgen (beispielsweise mittels den FinanzOnline Zugangsdaten).

Danach kann die e-Rechnung auf drei Arten übermittelt werden:

  • Manuelle Eingabe im Onlineformular
  • Upload von Rechnungen in einem strukturierten Format (XML Datei)
  • Übermittlung von Rechnungen via Webservice.

Technische Voraussetzungen:

Für die Erfassung im Onlineformular ist keine besondere Software erforderlich. Für den Upload wird eine XML Datei benötigt. Dies kann zB mittels der Finanzbuchführungs-Software, die die entsprechende Funktion enthält, oder mit Hilfe eines von der Wirtschaftskammer zur Verfügung gestellten Word-Plugins erreicht werden. Damit können Rechnungen in Word erfasst und als XML abgespeichert werden.

Das PEPPOL-Format kann sowohl im grenzüberschreitenden als auch im nationalen Rechnungsverkehr für e-Rechnungen verwendet werden.

E-Rechnungen haben folgende Rechnungsmerkmale zu enthalten:

  • Absender (Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, UID Nummer, Kontaktdaten)
  • Empfängerdienststelle (Abteilung, Adresse, Bearbeiter)
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Lieferantennummer unter der der Vertragspartner bei der Bundesdienststelle geführt wird (aus der Beauftragung)
  • Auftragsreferenz (aus der Beauftragung)
  • Bankverbindung (IBAN, BIC)
  • Bestellpositionsnummer (wenn in der Beauftragung angegeben)
  • Daten zur verrechneten Ware (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis)
  • Gesamtpreis (Brutto, Netto, Umsatzsteuer)

Die elektronisch eingereichte Rechnung wird zuerst auf formale Fehler geprüft und anschließend an die zuständige Dienststelle weitergeleitet. Als Bestätigung der Einbringung ergeht eine Rechnungskopie im PDF-Format per E-Mail an den Absender. Sollte es Probleme oder Fehler mit der Rechnung geben, wird vom System eine entsprechende Rückmeldung gegeben.

 

Weiterführende Informationen:

 

Sollten Sie Fragen zur e-Rechnung an den Bund haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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