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Fahrtenbuch für einen halben Sachbezug

Fahrzeuge

date icon 27. Februar 2020

Ein Fahrtenbuch sollte folgende Punkte beinhalten:

Grundsätzlich

  • Name des Arbeitnehmers
  • Marke/Type des PKWs
  • Kennzeichen

zusätzlich pro Fahrt sowohl privat als auch beruflich

  • Datum
  • Zeit der Abfahrt/Ankunft
  • Reiseweg (von-über-nach)
  • Zweck der Fahrt (Bei Kundenbesuchen: PLZ, Zielort und welcher Kunde angeben)
  • km-Stand bei Abfahrt/Ankunft
  • gefahrene km betrieblich/privat

Achtung:

-> den Zweck der Fahrt immer detailliert beschreiben, d.h. bei Kundenbesuchen die PLZ der Zielorte sowie den Namen vom Kunden anführen.

-> Oberster Grundsatz ist die Genauigkeit, d.h. jede einzelne Fahrt muss nachvollziehbar sein. Wenn an einem Tag eine Rundfahrt zu verschiedenen Kunden oder Geschäftspartnern unternommen werden, muss jede Einzelfahrt anhand der oben aufgezeigten Punkte dokumentiert werden.

-> die Kilometerangaben dürfen NICHT gerundet werden, sondern sind exakt anzugeben.

-> Da solche Vorgehensweisen als Verschleierung der tatsächlichen Verhältnisse interpretiert werden, verliert das vorgelegte Fahrtenbuch seine Glaubhaftigkeit, welches dazu führt, dass bspw. der volle Sachbezug angesetzt wird. Daher sollte auf eine detaillierte und korrekte Führung des Fahrtenbuches geachtet werden.

Damit ein Fahrtenbuch als tauglicher Nachweis gilt, muss es

  • fortlaufend
  • übersichtlich
  • inhaltlich korrekt
  • detailliert
  • zeitnah
  • in geschlossener Form

geführt werden.

Formvorschrift:
In Papierform oder es kann auch in elektronischer Form geführt werden, jedoch sind die Formvorschriften der BAO bei elektronischer Führung zu beachten:

  • Nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen von zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten müssen technisch ausgeschlossen sein oder müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
  • Inhaltsgleiche und vollständige Wiedergabe soll bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

Zweck eines Fahrtenbuches:

Dient als Nachweis:

  • zur Geltendmachung von Kilometergeld als Betriebsausgabe bzw. Werbungskosten
  • für die steuerfreie Auszahlung von Kilometergeld an den Dienstnehmer
  • wenn ein Dienstnehmer das Dienstfahrzeug privat nutzt und nur der halbe Sachbezug verrechnet wird.
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