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Homeoffice-Gesetz – 1.4.2021

Personalverrechnung, Recht & Steuern

date icon 01. April 2021

Homeoffice wird auch ab dem 1. April 2021 weiterhin eine Vereinbarungssache zwischen Dienstgeber und Dienstnehmer bleiben. Es besteht kein Rechtsanspruch auf Homeoffice und kann auch nicht einseitig angeordnet werden. In Betrieben mit Betriebsrat können in einer Betriebsvereinbarung Rahmenbedingungen zum Homeoffice auf betrieblicher Ebene festgelegt werden, die die Basis für die unbedingt erforderlichen Einzelvereinbarungen gem. § 18c AVRAG bilden. Die Vereinbarung sollte in beiderseitigem Interesse schriftlich abgeschlossen werden und kann bei Vorliegen wichtiger Gründe von beiden Dienstvertragsparteien unter Einhaltung einer Frist von einem Monat widerrufen werden.

Die Definition von Homeoffice besagt, dass es sich um eine regelmäßige Arbeitsleistung von einem Dienstnehmer in seiner Privatwohnung (Haupt- Nebenwohnsitz) oder einer Wohnung eines nahen Angehörigen (zB Lebensgefährten) handelt. Arbeiten außerhalb der Wohnung bzw. außerhalb einer Firmenbetriebsstätte wie bspw. im Park, im Kaffeehaus, im Urlaub, im Zug, in einem Coworking Space (Teleworking, mobile working) fallen nicht darunter.

Die wichtigsten Punkte der Homeoffice Vereinbarung

  • Datenschutz und Geheimhaltung
  • Sicherstellung der Erreichbarkeit (E-Mail, Telefon)
  • Bereitstellung von Arbeitsmitteln
  • Arbeitnehmerschutzvorschriften
  • Kostentragung
  • Arbeitszeit
  • Homeoffice vs. Bürotage
  • Festlegung eines bestimmten Arbeitsorts (bei Homeoffice im Ausland – Beachtung der sozialversicherungsrechtlichen Zuständigkeit und der jeweiligen steuerlichen Regelungen / Doppelbesteuerungsabkommen, Erreichbarkeit, Internet-Verbindung)
  • Haftung für Schäden (§ 2 Abs. 4 Dienstnehmerhaftpflichtgesetz DHG gilt auch für Schäden, die von Angehörigen im gemeinsamen Haushalt oder von im Haushalt lebenden Tieren verursacht werden)
  • Beendigungsmöglichkeit (außer der Kündigungsmöglichkeit in wichtigen Gründen ist auch eine Befristung oder Kündigung ohne wichtigen Grund zulässig)

Welche Steuervorteile bietet das Homeoffice-Gesetz?

  • Digitale Arbeitsmittel: es wird gesetzlich verankert (§ 2h Abs. 3 AVRAG), dass der Dienstgeber digitale Arbeitsmittel wie zB Laptop, Drucker, Handy zur Verfügung zu stellen hat. Dabei handelt es sich aber um keinen steuerpflichtigen Sachbezug – auch wenn die digitalen Arbeitsmittel privat genutzt werden dürfen. Es kann jedoch vereinbart werden, dass digitale Arbeitsmittel vom Dienstnehmer bereit gestellt werden und der Dienstgeber einen angemessenen Kostenersatz leistet. (Vereinbarungssache)
  • Homeoffice-Pauschale: Zahlungen des Dienstgebers zur Abgeltung von Mehrkosten im Homeoffice sind ab in Kraft-Treten (voraussichtlich April 2021) rückwirkend ab Jänner 2021 bis zu EUR 300 jährlich (EUR 3 pro Tag für maximal 100 Tage) steuerfrei. Auch die Abrechnung eines monatlichen Fixbetrages ist grundsätzlich möglich wie bspw. Jänner bis Dezember je € 25. Spätestens am Ende des Jahres muss jedoch eine Kontrolle erfolgen, ob nur die tatsächlich geleisteten Homeoffice-Tage steuerfrei belassen wurden. (ggf. Aufrollung erforderlich)Übersteigen die Zahlungen des Dienstgebers den Betrag von € 300 pro Kalenderjahr, stellt dies einen SV- und steuerpflichtigen Bezug dar. Zahlungen des Dienstgebers iZm Homeoffice, die der Dienstgeber bereits im Jahr 2020 geleistet hat, bleiben abgabenpflichtig – außer sie waren als Corona-Zulage tituliert.
  • Differenzwerbungskosten: Wird der Pauschalbetrag von € 300 hingegen nicht bzw. nicht in voller Höhe vom Dienstgeber ausgeschöpft, kann der Differenzbetrag bei der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden. (keine Belege nötig)Dafür bedarf es jedoch eines entsprechenden Nachweises: die Homeoffice-Tage müssen auf den Lohnkonten und Jahreslohnzettel aufscheinen – unabhängig davon, ob der Dienstgeber ein Homeoffice-Pauschale auszahlt oder nicht. Für das erste Halbjahr 2021 kann auch eine Schätzung statt genauer Aufzeichnungen erfolgen.Nach Veröffentlichung des Homeoffice-Gesetzes werden die Software-Anbieter die erforderliche Programmierung vornehmen, um die Homeoffice-Tage erfassen zu können. Die Dienstnehmer müssen in ihren Arbeitszeitaufzeichnungen ihre Homeoffice-Tage ausweisen. Als Homeoffice-Tag ist jeder Arbeitstag zu werten, an dem die Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung ausgeübt wird. (Wird hingegen jeweils ein halber Tag im Büro und die zweite Hälfte im Homeoffice gearbeitet, ist dafür ggf. ein Pendlerpauschale geltend zu machen. Dadurch wird ausgeschlossen, dass ein Arbeitstag gleichzeitig für das Pendlerpauschale und ein Homeoffice-Pauschale berücksichtigt wird.)Zusätzlich zum Pauschalbetrag können Mitarbeiter im Zuge der Arbeitnehmerveranlagung bis zu EUR 300 pro Jahr als Werbungskosten für die Anschaffung von ergonomisch geeignetem Mobiliar zB eigenem Schreibtisch oder Bürosessel absetzen. Für das Jahr 2020 kann der Kauf ergonomischer Möbel mit bis zu € 150 in der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden. In diesem Fall ist jedoch im Jahr 2021 nur mehr der Differenz-Betrag von € 150 als Werbungskosten absetzbar. (Belege erforderlich)

Vorerst ist die Regelung bis 2023 befristet und soll 2022 evaluiert werden.

Sonstiges

Das Homeoffice-Pauschale iHv € 300 pro Kalenderjahr ist von sämtlichen Lohnnebenkosten befreit (Lohnsteuer, SV- und BV-Beiträge, DB, DZ, Kommunalsteuer).

Die Dienstgeber haften verwaltungsstrafrechtlich auch im Homeoffice für die Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen und für die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen (tägliche und wöchentliche Höchstgrenzen, Ruhepausen und Ruhezeiten).

In individuellen Vereinbarungen ist nicht zwingend an alle Dienstnehmer ein gleich hoher Ersatz für das Homeoffice zu leisten.

Es gibt keine gesetzliche Bestimmung, die Fahrten zwischen betrieblicher Arbeitsstätte und Homeoffice arbeitsrechtlich regelt. Laut vorherrschender Rechtsansicht gilt – wobei auf Sonderbestimmungen im anzuwendenden KV zu achten ist:

  • Fahrten an vereinbarten „Bürotagen“ gelten als Freizeit ohne Kostenersatz.
  • Im Falle einer dienstlichen Anordnung an einem vorweg vereinbarten „Homeoffice-Tag“ ist die Fahrt als dienstlich zu bewerten – Arbeitszeit und Fahrtkostenvergütung.

Unfälle im Homeoffice gelten bereits seit der vorübergehenden Sonderregelung im ASVG als Arbeitsunfälle – und zwar unabhängig davon, ob man ein abgegrenztes Arbeitszimmer hat oder nicht. Allerdings müssen diese Unfälle im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit der Tätigkeit im Homeoffice stehen. Es empfiehlt sich daher aus Versicherungsgründen, genaue Arbeitszeit-Aufzeichnungen zu führen und die Arbeitszeit nicht nur in Salden zu erfassen.

Arbeitsinspektorate erhalten keinen Zutritt zu privaten Wohnbereichen.

Wenn Dienstnehmer bei mehreren Dienstgebern jeweils € 300 als abgabenfreie Homeoffice-Pauschalen erhalten, löst dies einen Pflichtveranlagungstatbestand aus. Für den jeweiligen Dienstgeber ist es allerdings nicht relevant.

Werden Dienstnehmer, mit denen ein Homeoffice vereinbart wurde, ohne gesundheitliche Beschwerden als Kontaktperson (K1) behördlich abgesondert, so sind sie zur Arbeitsleistung verpflichtet. Erkrankt der Dienstnehmer jedoch und gibt es eine ärztliche Krankschreibung, besteht auch im Homeoffice keine Arbeitspflicht.

Essensgutscheine könne laut BMF auch für Homeoffice-Tage abgabenfrei ausgegeben werden.

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