Kassenrichtlinie

Im Dezember 2011 veröffentlichte das Finanzministerium die Kassenrichtlinie 2012. Die Richtlinie soll die Fragestellungen beantworten, die aufgrund der fortschreitenden technischen Entwicklung bei Registrierkassen und Kassensystemen und der gesetzlichen Änderungen bei den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten vermehrt auftreten. Sie entstand in Zusammenarbeit mit Finanz, Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Wirtschaftskammer, Vertretern aus Technik, Wirtschaft und Kassenerzeugern.

Die Richtlinie enthält keine neuen Bestimmungen, vielmehr zielt sie darauf ab, die aktuelle Gesetzeslage näher zu erläutern. Unternehmer, deren Kassen noch nicht alle erforderlichen Kriterien erfüllen, sollten möglichst bald umrüsten. Bis spätestens Ende 2012 muss ihr Kassensystem den Anforderungen der Richtlinie jedenfalls gerecht werden.
Inhaltliche Eckpunkte der Kassenrichtlinie

Aufzeichnung von Geschäftsfällen
Die in der BAO angeführten Grundsätze der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten von Geschäftsfällen sind auch für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Losungsermittlung durch Registrierkassen und Kassensysteme maßgebend. So sind zB:

–    die Bücher so zu führen, dass ein sachverständiger Dritter sie nachvollziehen kann
–    die Eintragungen zu ordnen, vollständig, richtig und zeitgerecht vorzunehmen
–    die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar zu dokumentieren

Unterscheidung von Kassentypen
Bei Registrierkassen und PC-Kassensystemen werden folgende Typen unterschieden:

–    Mechanisch/numerisch druckende Registrierkassen
–    Einfache, konventionelle elektronische Registrierkassen
–    Kassensysteme bzw. PC-Kassen

Bei jedem Typ wird näher auf die Prüfbarkeit der Daten eingegangen.

Dokumentation
Die Erfassung der Geschäftsfälle durch Kassensysteme ist im Hinblick auf die Prüfbarkeit von deren Vollständigkeit und Richtigkeit zu dokumentieren. Abhängig davon, welches Kassensystem angewendet wird, sind in der Kassenrichtlinie die jeweils erforderlichen Dokumentationsverpflichtungen angeführt. Als Dokumentationsgrundlagen können grundsätzlich Ausdrucke (Tagesabschlussbon, Gesamtsummenspeicher, Journalstreifen) und elektronische Daten (Journal, Datenerfassungsprotokoll) zur Verfügung stehen. Sämtliche elektronische Unterlagen müssen zu jeder Zeit der Finanz zur Verfügung gestellt werden. Alle Unterlagen, die üblicherweise abgedruckt werden, sollen im Original aufbewahrt werden. Zusätzlich ist auch eine Verfahrensdokumentation (zB Bedienungsanleitung, Handbuch) zu führen. Unabhängig vom Kassentyp haben alle Unternehmer unter anderem aufzubewahren:

–    Berichte von abgabenrechtlicher Bedeutung (zB Bediener- und Stundenberichte)
–    Rechnungsdurchschriften aller Rechnungen über EUR 75,00

TIPP:
Lassen Sie sich vom Hersteller Ihres Kassensystems die Ordnungsmäßigkeit gemäß Kassenrichtlinie 2012 bestätigen. Nachdem Sie als Unternehmer gegenüber der Finanz für die Einhaltung der Ordungsmäßigkeit haften, sollte das Kassensystem auf diese im Sinne der neuen Verordnung überprüft werden, um im Zuge von zukünftigen Betriebsprüfungen ein böses Erwachen in Form von möglichen Erlösschätzungen durch die Finanz zu vermeiden. Wir beraten Sie diesbezüglich gerne!

Link auf den Volltext der Kassenrichtlinie:
https://www.bmf.gv.at/steuern/fristen-verfahren/ba-Kassenrichtlinie-2012.html